Les cachets électroniques sont devenus un élément essentiel pour les entreprises qui souhaitent leur assurer une gestion des documents plus rigoureuse, plus sûre et plus efficace. Plugnsign.com, principal acteur du marché, offre des cachets électroniques pour les entreprises qui cherchent à automatiser leurs processus de facturation, de notations de frais et de paies. Les cachets électroniques simplifient les procédures et améliorent considérablement la productivité de l'entreprise.
Qu’est-ce qu’un cachet électronique ?
Un cachet électronique est un élément visuel qui peut être apposé à des documents électroniques. Il sert à garantir l’authenticité de l’origine et de la crédibilité d’un document pour le destinataire. Les cachets électroniques peuvent contenir diverses informations métadonnées telles que le nom de la personne ayant approuvé le document, la date et l’heure d’approbation. Ces métadonnées peuvent être intégrées directement à un document ou à un fichier de manière à les préserver. Les cachets électroniques peuvent être utilisés pour tout type de document, notamment les contrats, les factures, les accords, les notes de frais et les fiches de paie.
Les différents types de cachets électroniques
Il existe de multiples types de cachets électroniques, chacun étant conçu pour répondre à des besoins précis. Les types les plus couramment utilisés comprennent les caches à code, les cachets à signature numérique, les cachets à image et les virtuels. Les caches à codes sont des composants visuels de sécurité qui sont intégrés aux documents pour vérifier l'authenticité. Les cachets à signatures numériques sont utilisés pour certifier les documents et prouver leur origine. Les cachets à images sont des composants ajoutés à des documents pour leur donner une touche visuelle. Les cachets virtuels sont des composants à l’apparence similaire aux cachets à images mais qui ne sont pas intégrés au document lui-même.
Comment fonctionne un cachet électronique ?
Les cachets électroniques sont habituellement intégrés à un système d’automatisation des processus documentaires (DAP). Il utilise des techniques cryptographiques pour garantir l’accès uniquement aux personnes autorisées et atteste de la validité des documents. Le cachet électronique s'intègre directement à un système documentaire, ce qui le rend plus sûr que les cachets classiques. Les cachets électroniques offrent également un niveau de traçabilité et de sécurité supplémentaire, car les métadonnées et les changements apportés aux documents sont enregistrés sur un registre inviolable.
Comment choisir un cachet électronique ?
La sélection d'un cachet électronique approprié dépend des besoins spécifiques de l'entreprise. Pour les entreprises qui traitent de grandes quantités de documents, un système robuste tel que plugnsign.com est une option attrayante. Les systèmes d’automatisation des processus documentaires sont généralement évolutifs et peuvent être adaptés aux besoins croissants. Les entreprises qui gèrent un nombre plus limité de documents peuvent envisager l’utilisation d’un cachet simple mais fiable.
Les avantages du cachet d’entreprise électronique
Gagner du temps et réduire les erreurs
Les systèmes de cachet électronique permettent aux entreprises d’automatiser les processus documentaires et le flux documentaire, ce qui peut réduire considérablement les coûts et la complexité. Les systèmes peuvent facilement s’intégrer à toutes les principales applications de gestion documentaire, ce qui permettent de traiter de nombreux documents en peu de temps. En outre, les systèmes sont conçus pour fournir une précision supérieure et réduire au minimum le risque d’erreur.
Améliorer la traçabilité
Les cachets électroniques assurent une plus grande transparence. Les métadonnées intégrées à chaque document garantissent que les documents sont contrôlés individuellement et que les changements apportés sont systématiquement enregistrés afin que la source documentaire puisse être facilement retracée. Cela signifie que les informations relatives à un document peuvent être mises à jour et conservées en toute sécurité sur un registre référencé.
Diminuer le risque de fraudes et d’erreurs
Les systèmes d’automatisation des processus documentaires avec cachets électroniques génèrent des rapports très détaillés qui sont cryptés pour les garder en lieu sûr et protéger contre les erreurs humaines ou les fraudes éventuelles. Les systèmes sont conçus pour empêcher la mise à jour ou la modification des documents sans la permission appropriée. Ce qui signifie que seuls les membres autorisés à autoriser les documents peuvent le faire.
Améliorer l’image de marque
Les systèmes efficaces d’automatisation des processus documentaires avec cachets électroniques sont une excellente façon d'améliorer l'image de marque. Les systèmes permettent d'améliorer considérablement la productivité de l'entreprise et d'accroître le niveau de fiabilité et d'exactitude des documents. De plus, les systèmes permettent à l'entreprise de montrer à sa clientèle qu'elle est engagée en matière de protection des documents et des informations personnelles.